Unterlagen die nicht mehr aufgehoben werden müssen können Sie zur sicheren Vernichtung in die LEINS Aktenvernichtung geben.
Welche Dokumente Sie nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichten dürfen, finden Sie in der folgenden Übersicht.
Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen
Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt nach Handelsrecht bzw. Abgabenordnung zehn Jahre, ansonsten sechs Jahre.
Ab 1. Januar 2012 brauchen nicht mehr aufbewahrt zu werden:
1. Bücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen
· Handelsbücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2001 oder früher gemacht wurde
· Inventare, die im Jahr 2001 oder früher aufgestellt wurden
· Eröffnungsbilanzen / Jahresabschlüsse, die im Jahr 2001 oder früher festgestellt wurden
· Konzernabschlüsse / Prüfungsberichte, die im Jahr 2001 oder früher aufgestellt wurden.
Hierzu gehören insbesondere:
· Anlagenverzeichnis
· Geschäftsbücher
· Baubücher
· Hauptbücher
· Depotbücher
· Inventare und Inventarnachweise
· Dokumentation für EDV-Programme
· Kontenregister
· Einnahmenüberschussrechnungen
· Kontokorrentbücher
· Geschäftsberichte
· Wareneingangs - und -ausgangsbücher, soweit
vorhanden
2. Buchungsbelege vom Jahr 2001
Hierzu gehören insbesondere:
· Rechnungen
· Lieferscheine
· Quittungen
· Auftragszettel
· Warenbestandsaufnahmen
· Bankauszüge
· Betriebskostenrechnungen
· Bewertungsunterlagen
· Buchungsanweisungen
· Gehaltslisten
· Kassenberichte
· Portokassenbücher
· Prozessakten
3. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2005 oder früher empfangen oder abgesandt wurden
Hierzu gehören insbesondere:
· Ausfuhrvergütungsanträge und -bescheide
· Überstundenlisten
· Geschäftsbriefe und innerbetrieblicher Schriftverkehr
· Mahnvorgänge
· Handelsregister- und Grundbuchauszüge
· Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen
· Konsignationsunterlagen
· Verträge und Vertragsunterlagen
Übersicht der Aufbewahrungsfristen Ihrer Unterlagen
| Schriftgut | Jahre |
| A | |
| Abrechnungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| B | |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften | 6 |
| Belegformate | 10 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| D | |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 10 |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
| E | |
| EDV-Unterlagen (Anweisungen, Dokumentationen etc.) | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Eingabedatenformate | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 6 |
| Exportunterlagen | 6 |
| F | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Finanzberichte | 6 |
| Frachtbriefe | 6 |
| G | |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Geschenknachweise | 6 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 |
| Grundbuchauszüge | 6 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriftanzeigen | 6 |
| H | |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregisterauszüge | 6 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 |
| I | |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Inventare | 10 |
| J | |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch, Kontokorrent etc. | 10 |
| K | |
| Kalkulationsunterlagen | 6 |
| Kassenberichte und Kassenbücher/-blätter | 10 |
| Kassenzettel | 6 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge (auch Postbank) | 10 |
| Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6 |
| L | |
| Lagerbuchführungen | 10 |
| Lieferscheine | 10 |
| Lohnbelege | 10 |
| Lohnlisten | 6 |
| M | |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 |
| Mahnbescheide | 6 |
| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6 |
| N | |
| Nachnamebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| P | |
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Patents) | 6 |
| Preislisten | 6 |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 |
| Personalakten | 10 |
| Protokolle | 6 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsbericht des Abschlussprüfers | 10 |
| Q | |
| Quittungen | 10 |
| R | |
| Rechnungen (Eingang/Ausgang) | 10 |
| Reisekostenabrechnung | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
| S | |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Schadensunterlagen | 6 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 |
| Schriftwechsel | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Steuererklärungen und - bescheide | 6 |
| T | |
| Telefonkostennachweise | 10 |
| U | |
| Überstundenliste | 6 |
| V | |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 6 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
| Versicherungspolicen | 6 |
| Verträge (nach Ende) | 6 |
| W | |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
| Z | |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 6 |
Angaben ohne Gewähr.
Quelle: IHK Schwaben - Rechtsinformation Nr. 70
